一、采購業(yè)務管理和采購管理信息化

　　采購業(yè)務是供應鏈上的一個關鍵業(yè)務環(huán)節(jié)，也是最基本的活動之一。在當代人類社會中，任何國家、企業(yè)、社團、機構、甚至個人，都離不開采購活動。采購的對象既可以是實物，如原材料、零部件等，也可以是非實物，如服務、知識、設計、標準、想法、創(chuàng)意等。因此，我們說采購管理就是一個組織將要采購的對象經(jīng)過一系列的安排和行動從廣義的供應商那里獲取到自己的組織內部、同時對相應伴隨的商流、資金流、物流、信息流、知識流、服務流等的全部管理過程。

　　采購管理的信息化源于制造業(yè)，在產(chǎn)品生產(chǎn)的過程中，物料采購的成本所占比例相當之高，而且在許多行業(yè)中這種比例是不斷呈上升趨勢的。據(jù)統(tǒng)計，美國制造業(yè)的物料采購成本占其銷售額的比重從20世紀40年代的40% 增加到60年代的50%、90年代的60%以上，到了21世紀后，有些企業(yè)的采購額竟高達80%，特別是在最近的能源與原材料價格不斷上漲的形式下，這種趨勢更加明顯。為此，采購業(yè)務管理被人們列為獲取競爭優(yōu)勢的根本能力之一。

　　由于采購業(yè)務對國家、行業(yè)及企業(yè)的重要性，以美國為代表的歐美國家還專門設立了采購經(jīng)理人指數(shù)PMI（Purchase Management Index），作為家國制造業(yè)的體檢表，它除了用來衡量本國制造業(yè)在采購與生產(chǎn)的主要狀況外，還對新訂單、商品價格、存貨、雇員、訂單交貨、新出口訂單和進口等八個范圍進行了表述。2005年4月底，我國在北京和香港兩地發(fā)布了中國的采購經(jīng)理人指數(shù)PMI，它包括了制造業(yè)和非制造業(yè)采購經(jīng)理指數(shù)，并與GDP一同構成我國宏觀經(jīng)濟的重要指標體系。

　　采購業(yè)務管理的演變是隨著市場的變化和采購業(yè)務需求的不斷發(fā)展而逐漸推進的，因此來實現(xiàn)供應鏈上動態(tài)的需求與供給的匹配與平衡，完成供應鏈上的加工、制造、批發(fā)、零售等的業(yè)務運營。而采購管理信息化的作用就是利用信息技術、特別是計算機軟件技術來實現(xiàn)更多的采購流程計算機化管理和完成采購業(yè)務各層面的優(yōu)化，因此為了適應采購業(yè)務發(fā)展的步伐，采購管理信息化也在不斷地完善與發(fā)展，在不同的時段以不同的方式來支持采購管理業(yè)務的運作，同時也促進了采購業(yè)務的進一步向前發(fā)展。

　　二、采購管理信息化的發(fā)展階段與演變過程

　　采購管理信息化的起源是從制造業(yè)開始的，最初是由于物料的供給無法滿足生產(chǎn)制造的需求而萌發(fā)的，經(jīng)過不斷地演變與發(fā)展至今，其歷程大致可分為以下五個階段。

　　1．采購管理信息化的第一階段

　　物料需求計劃MRP階段：從20世紀60年代期至80 年代初。當時的市場是處于賣方市場，只要生產(chǎn)出產(chǎn)品就不愁賣不出去，制造業(yè)管理的重心是如何生產(chǎn)出更多的產(chǎn)品，因此采購業(yè)務的主要任務是如何買到盡量多的物料來保證完成生產(chǎn)，因為只要買進原材料并生產(chǎn)出產(chǎn)品就保證能夠賣出去。該階段是采購管理信息化的初始階段，當時MRP是為了解決訂貨點法的不足而產(chǎn)生的，由于MRP運算的數(shù)據(jù)量很大，靠手工計算非常困難，所以隨著計算機技術的發(fā)展，MRP得到了快速發(fā)展和廣泛的應用，并一直延用至今，仍然是ERP計算物料需求的核心部分。MRP結合了生產(chǎn)訂單對產(chǎn)品的構成進行管理，按照產(chǎn)品的BOM展開、并對照現(xiàn)有庫存的可用量，利用計算機軟件來計算物料需求，計算出某個訂單什么時候需要什么物料，實現(xiàn)對“何時購買”、“購買多少”等進行管理。同時還實現(xiàn)了用計算機對倉庫物料的庫存進行記錄，并把采購與生產(chǎn)業(yè)務聯(lián)系在了一起，以及實現(xiàn)了從采購訂單的申請、審核、批準一直到發(fā)給供應商和部分物料接受、入庫的信息化管理。

　　2．采購管理信息化的第二階段

　　制造資源規(guī)劃MRPII階段：從20世紀80年代至90年代初。由于市場的競爭，從賣方市場逐漸轉向了買方市場，企業(yè)必須要考慮生產(chǎn)什么才能更好地賣出去，因此采購業(yè)務不再是簡單的買進，而是融入了“采”，首先要精心挑選，然后再“購”進。在管理“采”與“購”的同時還要考慮在系統(tǒng)內管理其他因素，如供應商信息、采購流程中的財務信息，物料質量信息等。此時的采購管理信息化上升為MRP II，但它在此階段僅是被那些行業(yè)中的領軍企業(yè)所采用，而在我國，更是起步較晚。MRP II將與制造相關的一些業(yè)務集成在一起，形成一個以制造為中心的系統(tǒng)整體，提高了生產(chǎn)效率。

　　在采購業(yè)務方面，MRP II除了MRP的管理功能外，還形成了其他幾條采購管理信息化主線，如：①實現(xiàn)了對供應商的管理，包括供應商的各種相關信息、記錄了供應商在供貨與交付中的表現(xiàn)，如價格、質量、準時交貨率三項指標；②對物料交付的整個接收過程進行管理，根據(jù)原始采購訂單上的各項條款，檢查接收的貨物是否一致，并將其入庫；③倉庫的信息化管理，包括了出入庫、庫內的盤點、移庫、庫存查詢等作業(yè)的信息化管理；④全部采購業(yè)務過程的財務信息化管理，包括庫存出入庫時在財務帳上的體現(xiàn)、固定資產(chǎn)的財務管理、與物料成本相關的財務管理、物料驗收后的發(fā)票管理、以及與付款相關的AP管理等，都實現(xiàn)了計算機化的管理過程；⑤物料接受時的質量管理，如果質量不合格，則無法進行正式入庫、生成發(fā)票和入財務帳等業(yè)務；等等。

　　MRP-II的創(chuàng)始人之一，Oliver Wright 曾對美國成功運用MRP的企業(yè)所獲得的效益進行了調查，結果表明，企業(yè)實施MRP-II之后，在采購方面取得的效益有：采購成本下降了5%、庫存成本下降 0-30%、庫存水平反映良好（庫存正確率提高），報表數(shù)字合理而迅速。

　　3．采購管理信息化的第三階段

　　企業(yè)資源規(guī)劃ERP階段：ERP從20世紀90年代開始一直到沿用至今，該階段的采購信息化管理進入了大面積的普及階段，ERP已逐漸被眾多的企業(yè)所接受，并普遍采用ERP來完成對采購業(yè)務的管理。此時的市場競爭已經(jīng)相當?shù)募ち遥环矫嬖谑袌錾想S著業(yè)務外包的不斷增多，采購的目標已從單純的物資擴大到了非實物對象，企業(yè)對采購業(yè)務除了即“采”又“購”之外，還增加了許多功能與流程，如：對供應商的供貨質量進行嚴格的控制：接收貨物時在流程中設定了免檢與非免檢的子流程，免檢的貨物必須要事先進行不同等級的認證，而非免檢貨物如時無法通過質檢要求，在系統(tǒng)中就無法接收入庫；對供應商進行了某些指標的評估（如質量、價格和交貨時間三項指標）；對采購成本的控制也有所加強，以及增加了許多業(yè)務執(zhí)行過程中的策略（如倉庫作業(yè)業(yè)務的出入庫策略與盤點策略）；等等。

　　ERP 已不再是以生產(chǎn)為中心的系統(tǒng)，它對企業(yè)各項業(yè)務進行了較全面的管理，采購系統(tǒng)則成為ERP的一個模塊或子系統(tǒng)、與其他如生產(chǎn)、財務、銷售與分銷、質量控制、HR等子系統(tǒng)集成為一個整體，共同發(fā)揮作用，特別是將企業(yè)的采購業(yè)務與企業(yè)內部的生產(chǎn)制造以及財務業(yè)務緊密聯(lián)接，形成了業(yè)務互聯(lián)的統(tǒng)一體。

　　這時的采購信息化覆蓋幾乎所有企業(yè)內部關于采購的業(yè)務，管理包括了對采購物資在時間、數(shù)量和質量上的確定，如：①采購訂單的申請、審核、批準全部流程的管理，②生成采購訂單并選擇供應商，③采購訂單狀態(tài)與進度的查詢、處理和監(jiān)控，④貨物的接受、質檢與校驗，⑤供應商質檢的認證、免檢與監(jiān)督，⑥出入庫作業(yè)流程，⑦庫存分類，⑧批次（batch）處理，庫存成本管理，⑨倉庫作業(yè)管理，⑩發(fā)票檢查和確認、過帳至財務系統(tǒng)（財務向供應商支付貨款），⑾以及與采購相關的業(yè)務等。采購訂單可以利用系統(tǒng)中已有的數(shù)據(jù)生成，這可以減輕數(shù)據(jù)輸入的工作量和盡量減少發(fā)生錯誤的可能性，并保證數(shù)據(jù)的一致性，而所有管理是根據(jù)工作流的進程由系統(tǒng)自動觸發(fā)。

　　4．采購管理信息化的第四階段

　　ERP＋電子采購e- Procurement階段：從20世紀90年代后期一直至今。90年代后期，由于市場競爭更加激烈，企業(yè)必須從更寬廣的范圍內獲取更物美價廉的資源，因此人們已不僅僅局限在本土獲得資源，而是將眼光拓展到了全球范圍，因此采購要有全球化的視野，才能有效發(fā)掘出更具競爭優(yōu)勢的貨源。新形勢與新思維引導企業(yè)開始了國際化的采購觀，突破了閉鎖的地域觀念。

　　這時，Internet的出現(xiàn)和開始應用，也為人們創(chuàng)造了跨時空與跨地域采購的機會，開啟了 e-Procurement的應用。逐漸地，越來越多的企業(yè)開始利用e-Procurement，使許多企業(yè)形成了由ERP“主內”（做后臺處理），e- Procurement“主外”（做前臺處理）的局面，即在企業(yè)內部的采購業(yè)務管理采用ERP來完成，而在外部、特別是資源的尋找和跨地域的交易則采用 e-Procurement來完成。

　　作為采購后臺業(yè)務處理的ERP仍然承擔了前一階段中的業(yè)務處理任務，由于ERP是面向事務的管理，它更多的是立足與業(yè)務的執(zhí)行層（內部采購流程的作業(yè)與業(yè)務管理）和部分戰(zhàn)術層（如確定采購時間、數(shù)量與質量，制定出入庫、移庫、盤庫策略等）。但為了支持前臺的業(yè)務，它在技術上變得更開放，以便與e-Procurement更好地實現(xiàn)對接，如引入了Web和更加靈活易用的接口技術等；在業(yè)務處理上也逐漸向互聯(lián)網(wǎng)靠攏，并更多地利用業(yè)務數(shù)據(jù)來支持采購業(yè)務的商務智能分析與優(yōu)化。

　　管理采購前臺業(yè)務運營的e-Procurement隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，在上世紀末取得了很大的進展，著名研究機構 Aberdeen Group 在1999年的一篇研究報告中證實，實施了電子采購企業(yè)的產(chǎn)品成本下降了5% - 15%、業(yè)務處理成本減少了70% 、整個業(yè)務周期縮短了50 - 70 %。它在這一階段的應用主要是在供求信息的發(fā)布，所需資源的搜尋，交易的撮合，詢價報價，洽談協(xié)商，招投標管理，合同簽訂，訂單狀態(tài)查詢與跟蹤，相關業(yè)務信息的查詢，以及所有業(yè)務的數(shù)據(jù)交換、存儲與文檔管理等。它加快了采購業(yè)務的速度和提高了效率，降低了采購成本，擴大了采購范圍，將使企業(yè)的業(yè)務流程發(fā)生了巨變，原來必須在物質世界里完成的工作現(xiàn)在可以訴諸于網(wǎng)絡上實現(xiàn)，為企業(yè)和社會帶來了巨大的價值。

　　5．采購管理信息化的第五階段

　　ERP＋e- Procurement＋供應商關系管理SRM(Supplier Relationship Management)階段：從21世紀起至今。進入21世紀，經(jīng)濟全球化進程明顯加快，在全球范圍內配置資源已成為一種巨潮，這直接推動了全球采購的發(fā)展。信息技術將成為全球采購的關鍵，采購信息化管理將實現(xiàn)從執(zhí)行層、戰(zhàn)術層向戰(zhàn)略層轉變。以前，采購信息化管理的多是屬于事務性的管理，隨著ERP、電子采購的發(fā)展，特別是SRM的出現(xiàn)，使采購信息化管理逐漸向戰(zhàn)略層發(fā)展。

　　SRM還為采購管理信息化提供了新的支持功能，例如：①全球化資源的獲取，②供應網(wǎng)絡基礎的構建與優(yōu)化，③采購戰(zhàn)略的規(guī)劃，④物料與零部件采購的戰(zhàn)略與戰(zhàn)術性分析與優(yōu)化，⑤采購基礎數(shù)據(jù)的優(yōu)化（如一致化、規(guī)范化、標準化、豐富化等），⑥采購內容與結構的優(yōu)化分類與處理，⑦策略性資源獲取的成本分析與優(yōu)化，⑧關鍵性供給資源的風險分析與控制，⑨尋找、開發(fā)和培養(yǎng)有競爭力的供應伙伴、以及隊供應伙伴的策略管理，⑩對供應商的從搜尋、開發(fā)、引入、培育、認證、投資、評估、建議、考核、或一直到被剔除等全生命周期的管理，⑾在新品研發(fā)過程的早期就引入采購業(yè)務部門的參與（既提供充分及時的支持與配合，又包含嚴格規(guī)范的限制和控制），⑿幫助和引導技術成熟的供應商更早地參與新品的設計工作，⒀與生產(chǎn)制造、研發(fā)、銷售等業(yè)務環(huán)節(jié)開展更多的協(xié)同，特別是與供應商開展實時協(xié)同運作來保證供給的完美可靠，等等。這些都是在新世紀中的新需求和采購業(yè)務的新發(fā)展，因此在采購管理信息化逐步完善過程中，也使采購業(yè)務上升到一個戰(zhàn)略性資源獲取的新高度。

　　在這種新的環(huán)境與需求下，ERP＋e-Procurement＋SRM模式則被認為是目前供應鏈上對上游業(yè)務管理的最佳組合模式。而該組合模式的分工為：

　　1．ERP：它仍然作為采購后臺的業(yè)務處理，主要是管理企業(yè)內部采購業(yè)務的執(zhí)行（Execution）或操作（Operation）層面，即完成企業(yè)內部采購業(yè)務中日常面向事務的處理工作；

　　2．e- Procurement：面向前臺采購業(yè)務運營的e-Procurement更多地是發(fā)揮電子商務的作用，完成對外部供應商和更好更廉的資源實現(xiàn)在全球范圍內的搜尋，以及前面介紹過的所有外部采購業(yè)務的電子化運作，完成互聯(lián)網(wǎng)在線采購業(yè)務的操作。此外，在它的支持下，使SRM能夠更好地完成其與供應商的協(xié)同和對供應商的優(yōu)化管理等的工作，也促進了采購業(yè)務電子化的進一步實施；

　　3．SRM：許多人誤認為SRM僅僅是對供應商進行管理的系統(tǒng)或工具，其實它更多的是提供戰(zhàn)略與戰(zhàn)術層的優(yōu)化、對供應商更深入的管理、以及與供應商和企業(yè)各相關部門與環(huán)節(jié)的協(xié)同，由于它具備了許多新的管理與優(yōu)化功能，因此與ERP和e-Procurement一同，完成了將從普通層面的采購提升為戰(zhàn)略層面的資源獲取。特別是SRM還將企業(yè)的采購業(yè)務與新品的研發(fā)業(yè)務、銷售與訂單管理業(yè)務等緊密聯(lián)接在一起，幫助企業(yè)充分實現(xiàn)了信息共享和協(xié)同運作。

　　由此可見，采購管理信息系統(tǒng)完全是市場變化和采購業(yè)務需求發(fā)展的產(chǎn)物，它通過不斷演變與發(fā)展來增加自身的功能和完善執(zhí)行力，幫助和支持采購業(yè)務更好地運行。然而，它不僅是在實際應用上滿足市場與采購業(yè)務發(fā)展的需求，而且甚至在某些情況下在管理理念上引導采購業(yè)務去不斷適應市場的變革、而不斷地向前發(fā)展。因此，采購信息化管理的模式將會繼續(xù)隨著社會的不斷前進、科技的不斷發(fā)展而向前發(fā)展，以不斷地完善和發(fā)揮它對整個社會應有的作用與功效。